Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và 3 bước để áp dụng hiệu quả

Quản lý thời gian có thể hiểu là việc sắp xếp công việc và các hoạt động để đạt được mục tiêu và tối ưu hóa sử dụng thời gian. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp lịch trình, chỉ định ưu tiên cho công việc quan trọng, tập trung và tránh lãng phí thời gian.

Ma trận quản lý thời gian được đánh giá là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, giúp chúng ta loại bỏ những công việc không cần thiết, ưu tiên những công việc cần thiết và quan trọng. Đặc biệt khi số lượng công việc ngày càng nhiều, bạn sẽ không phải bối rối hay lo lắng về việc nên làm công việc nào trước và công việc nào sau.

Ma trận quản lý thời gian là gì?

Ma trận quản lý thời gian còn có tên gọi khác là ma trận Eisenhower được gắn với tên của tổng thống Dwight D. Eisenhower, vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.

Ma trận Eisenhower được biết đến như một công cụ quản lý thời gian hiệu quả và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Ma trận này đưa ra một phương pháp quản lý thời gian dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Đặc biệt, ma trận Eisenhower phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn, giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.

Hiểu rõ 4 cấp độ trong ma trận quản lý thời gian

Bản chất của ma trận Eisenhower có thể hiểu là sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên nhằm giúp công việc hoàn thành đúng mục tiêu. Công việc sẽ được nhóm theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý hiệu quả.

Khi ứng dụng cũng cần cần phải phân biệt được tiêu chí quan trọng và khẩn cấp. Những việc quan trọng cần làm thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân, thường mang tính dài hạn. Trái lại, những việc khẩn cấp thì sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, thường mang tính cấp bách cần làm ngay lập tức, ví dụ như gửi tin nhắn, viết email, gọi điện…

Cấp độ 1: Những việc quan trọng và khẩn cấp

Đây là nhóm các công việc được ưu tiên số 1, cần làm ngay. Nhóm công việc này có một số đặc điểm như

• Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng.
• Không còn thời gian để hoãn lại công việc.
• Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.

Cấp độ 2: Những việc quan trọng và không khẩn cấp

Nhóm những công việc thường chiếm nhiều thời gian nhất. Đối với, những việc ở nhóm này, chúng ta cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại.

Những công việc ở nhóm này thường cũng mang tính dài hạn. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó thường sẽ càng lớn và ngược lại.

Cấp độ 3: Những việc không quan trọng và khẩn cấp

Nhóm thứ ba trong ma trận quản trị thời gian là những việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp. Những việc ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng, một số đặc điểm của nhóm này như:

• Phát sinh từ các phần việc nhỏ trong các công việc lớn
• Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

Cấp độ 4: Những việc không quan trọng và không khẩn cấp

Những việc không quan trọng, không khẩn cấp là nhóm việc cuối cùng trong ma trận quản trị thời gian. Chúng ta không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng nhiều khoảng thời gian làm việc. Một số công việc thuộc nhóm này có thể kể đến như:

• Tán gẫu cùng bạn bè.
• Các hoạt động giải trí.
• Những việc không mục đích cụ thể.

3 bước áp dụng hiệu quả ma trận quản lý thời gian

Để áp dụng hiệu quả ma trận quản lý thời gian, bạn có thể thực hiện theo 3 bước dưới đây:

Bước 1: Lên danh sách các công việc cần làm: Ở bước này, bạn chỉ cần lên danh sách các việc, hãy cứ liệt kê đầy đủ, tránh bỏ sót.

Bước 2: Sắp xếp công việc vào 4 nhóm tương ứng của ma trận: Suy nghĩ và lựa chọn mỗi công việc vào 4 nhóm tương ứng của ma trận Eisenhower

Bước 3: Bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên

• Cấp độ 1 – Việc quan trọng và khẩn cấp
• Cấp độ 2 – Việc quan trọng và không khẩn cấp
• Cấp độ 3 – Việc không quan trọng, khẩn cấp
• Cấp độ 4 – Việc không quan trọng, không khẩn cấp

Với mỗi cấp độ, bạn cũng nên phân chia thời gian dành để xử lý, có thể tham khảo như sau

• Cấp độ 1: dành khoảng 15-20% thời gian
• Cấp độ 2: dành khoảng 60-70% thời gian
• Cấp độ 3: dành khoảng 5-10% thời gian
• Cấp độ 4: dành khoảng <=5% thời gian

Một vài lưu ý khi thiết lập ma trận quản lý thời gian cho bản thân

Trong quá trình sử dụng ma trận quản lý thời gian, bạn nên lưu ý một vài điểm sau:

• Xác định rõ các việc cần làm: hãy liệt kê các việc bạn cần làm, tránh liệt kê quá nhiều những việc không có mục đính để tránh gây bối rối.
• Học cách từ chối: Bạn không thể cùng lúc làm tốt tất cả mọi việc, cũng như đáp ứng được yêu cầu của tất cả mọi người. Hãy biết nói lời từ chối với các việc không quan trọng, không khẩn cấp.
• Phân biệt rõ tính quan trọng và khẩn cấp: Khi sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn cần phân biệt rõ 2 tiêu chí này, tránh bị xung đột lãn nhau dẫn đến không hiệu quả.
• Thời gian là vàng: Hiểu rõ mục tiêu, tập trung để giải quyết công việc và tiết kiệm tối đa thời gian xử lý, bạn sẽ tối ưu hóa công việc được tốt nhất và qua đó dành được nhiều thời gian cho các việc khác.

Kết luận: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên áp dụng. Với danh sách cá công việc cần làm, bạn cần biết cách đánh giá các công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung thời gian vào các công việc quan trọng, mang tính dài hạn cho mục tiêu của bạn. Khi áp dụng đúng và khoa học, bạn chắc chắn sẽ đạt được thành tựu nhất định.